Übernachtungskosten – Frühstück
§ 3 Nr. 13 und Nr. 16 EStG
§ 12 Abs. 2 Nr. 11 UStG
Übernachtungskosten im Rahmen einer Auswärtstätigkeit können vom Arbeitgeber als Reisekosten steuerfrei erstattet werden. Zu bedenken ist, dass in der Regel in der Hotelrechnung auch ein Frühstücksanteil mit enthalten ist. Der Arbeitgeber muss einen Maßstab finden, wie der den ggf. nicht gesondert ausgewiesen Frühstücksanteil herausrechnen kann. Dieser muss herausgerechnet werden, weil der Arbeitnehmer ja schon einen separaten Anspruch auf die Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen hat.
Ist in einer Rechnung nur ein Gesamtbetrag für Unterkunft und Verpflegung ausgewiesen, und lässt sich der Preis für Verpflegung nicht feststellen, ist der Gesamtpreis zur Ermittlung der Übernachtungskosten wie folgt zu kürzen: für das Frühstück um 20%, für Mittag- und Abendessen um je 40% des für den Unterkunftsort maßgebenden Pauschbetrags für Verpflegungsmehraufwendungen bei einer Auswärtstätigkeit mit einer Abwesenheitsdauer von mindestens 24 Stunden (R 9.7 Abs. 1 LStR).
Hat dagegen der Arbeitgeber die Auswärtstätigkeit incl. Hotelunterbringung selbst veranlasst, kann die vom Arbeitnehmer bezahlte Gesamtrechnung vom Arbeitgeber erstattet werden. In diesem Fall wird dem Arbeitnehmer lediglich ggf. ein geldwerter Vorteil für die Mahlzeit dem Lohnkonto zugeschlagen bzw. der Anspruch auf die Verpflegungspauschalen wird gekürzt.
Im Übrigen ist die sog. Arbeitgeberveranlassung ausgeweitet worden. Ein in Verbindung mit einer Übernachtung gewährtes Frühstück bei einer Auswärtstätigkeit ist im Sinne des R 8.1 Absatz 8 Nummer 2 LStR grundsätzlich vom Arbeitgeber veranlasst (abgegeben), wenn
- 1.
die Aufwendungen vom Arbeitgeber dienst- oder arbeitsrechtlich ersetzt werden und
- 2.
die Rechnung auf den Arbeitgeber ausgestellt ist.
Es kann sich auch um eine Kleinbetragsrechnung i.S.d. § 14 UStG i.V.m. § 33 UStDV handeln, die im Original beim Arbeitgeber verbleibt (BMF, 24.10.2014 – IV C 5 – S 2353/14/10002).
Beispiel:
Arbeitnehmer A ist vom 14. – 15.04.2016 auf Auswärtstätigkeit. Er fährt am 14. um 9.00 Uhr los, übernachtet auswärts für 70 EUR und kommt am 15.04. um 21.00 Uhr zurück. Die Hotelrechnung lautet: Pauschalarrangement 70 €.
- a)
A hat sich um die Hotelübernachtung selbst gekümmert und die Rechnung ist auf ihn ausgestellt.
- b)
Der Arbeitgeber ist arbeitsrechtlich verpflichtet, die Aufwendungen zu tragen; die Rechnung ist auf den Arbeitgeber ausgestellt
Lösung:
Anspruch auf Verpflegungsmehraufwand 14.04. grundsätzlich = 12 EUR, 15.04. = 12 EUR, Summe 24 EUR.
Übernachtungskosten: 100 EUR
- a)
erstattungsfähig sind als Übernachtungskosten 65,20 EUR (70 EUR – 4,80 EUR) plus 24 EUR für Verpflegung (Summe 89,20 EUR).
- b)
bei Arbeitgeberveranlassung: 70 EUR sind voll erstattungsfähig, der geldwerte Vorteil von 1,63 EUR (Frühstück) wird nicht der Lohnsteuer unterworfen, da die Verpflegungspauschalen 12 EUR + 12 EUR um 4,80 EUR gekürzt werden.
Weitere Beispiele vgl. BMF, 24.10.2014 – IV C 5 – S 2353/14/10002.
| Fehlende Arbeitgeberveranlassung | Arbeitgeberveranlassung | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Übernachtungsrechnung abzüglich Frühstücksanteil (Inland pauschal 20 % v. 24 EUR = 4,80 EUR, es sei denn, der tatsächliche Frühstückswert ist auf der Rechnung ausgewiesen). | Erstattung der Rechnung in voller Höhe, aber ggf. Besteuerung des geldwerten Vorteiles Frühstück mit dem Sachbezugswert (2016= 1,67 EUR); Besteuerung entfällt bei Anspruch auf die Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen; diese werden dann aber bei einer Mahlzeitengestellung entsprechend gekürzt. |