Während die Ablauforganisation die konkrete Gestaltung der betrieblichen Tätigkeiten betrifft, gibt die Aufbauorganisation die arbeitsteilige Gliederung des Betriebs wieder (funktionale Organisation). Jedem Mitarbeiter ist eine Stelle zugewiesen, an der er eine Aufgabe erfüllt. Die Aufbauorganisation beschreibt die Arbeitsteilung untereinander und die Hierarchie der Entscheidungsbefugnisse.

Zentrale Punkte der Aufbauorganisation sind

• die Verrichtung (Art der Tätigkeit),

• das Objekt (Gegenstand der Tätigkeit) und

• die Entscheidung (Berechtigung zur Auswahl von Handlungsalternativen).

Die Stelle jedes Mitarbeiters lässt sich über diese drei Merkmale definieren. Fehlt eine dieser Bestimmungen, so ist die Organisation mangelhaft.

Das wichtigste Aufgabe der Aufbauorganisation ist es, zwischen den einzelnen arbeitsteiligen Tätigkeiten und dem gesamten Betriebszweck die richtige Verbindung zu schaffen. Dabei steht die Frage der Zentralisation oder Dezentralisation im Vordergrund. Je nach Organisationszweck sollten Aufgaben eher zentralisiert oder dezentralisiert realisiert werden:

Die Zentralisation bietet im Regelfall Produktivitätsvorteile durch Spezialisierung.

Verrichtungen werden zentralisiert, wenn gleichartige Tätigkeiten organisatorisch zusammengefasst werden (Werkstatt, Büro). Objektzentralisation bedeutet, Betriebsmittel und Tätigkeiten nach gleichartigen Arbeitsgegenständen zusammenzufassen (Fließfertigung). Mit Entscheidungszentralisation ist die Bildung von Entscheidungshierarchien im Einliniensystem oder Mehrliniensystem gemeint.

Dezentralisation ist in Bezug auf Verrichtungen (job enlargement), Objekte (Gruppenarbeit) und Entscheidungen (Delegation) möglich. Dezentrale Organisationsformen führen häufig zu mehr Flexibilität und Kundennähe. Ihre Grenzen liegen dort, wo die fachlichen Anforderungen an die Bearbeitung nicht mehr erfüllt werden können, weil dem einzelnen Mitarbeiter ein zu breites Spektrum an Arbeiten, Arbeitsgegenständen oder Entscheidungen abverlangt werden.

Die Aufbauorganisation lässt sich in einem Organisationsschaubild (Organigramm) darstellen.